企业管理后台

文档说明

读者对象

本手册面向千问办公企业组织的超级管理员与管理员，帮助您完成组织成员管理、积分与订阅管理、组织信息维护以及单点登录配置等日常管理工作。普通成员无需阅读本手册。

阅读约定

本手册使用以下四种提示框标记关键信息，请在阅读时留意：

管理后台总览

管理后台是企业管理员管理组织成员、积分、组织信息与登录策略的统一入口，包含以下四大功能模块：

后台页面布局说明：左侧为导航栏（按「团队」「设置」两个分组排列上述模块），左下角可【返回千问办公】；右侧为对应模块的操作区。

角色与权限

千问办公的组织角色分为三级，邀请成员或编辑成员信息时可为其指定角色：

一、进入管理后台

1.1 前提条件

• 已拥有千问办公账号，并已加入一个企业组织；
• 在该组织中拥有超级管理员或管理员角色。

1.2 操作步骤

1. 打开浏览器，访问 千问办公网页版；
2. 使用您的账号登录；
3. 点击页面左下角的头像/设置区域，展开账号菜单；
4. 在菜单中点击【进入企业管理后台】。

图 1-1：在账号菜单中点击「进入企业管理后台」进入后台

二、成员管理

成员管理用于查看和管理组织内的所有成员，包括成员邀请、坐席分配、入组申请审批与成员信息维护。

2.1 页面概览

点击左侧导航「团队」分组下的【成员管理】进入。具体页面如下：

图 2-1：成员管理页面概览

ℹ️ 说明： 列表中的「状态」列反映成员的坐席情况。「已分配坐席」的成员可正常使用组织积分；「未分配坐席」的成员可以登录，但不能使用组织积分。每位成员拥有独立的存储用量额度（如 0 B / 20 GB）。

2.2 邀请成员

点击页面右上角的【邀请成员】按钮，可选择两种邀请方式：

图 2-2：两种邀请方式

方式一：链接批量邀请

1. 在「邀请成员」弹窗中选择【链接批量邀请】卡片下的「选择此方式」；
2. 在「创建邀请链接」弹窗中填写：

• 可邀请人数：该链接最多可接受的加入人数（弹窗顶部显示「当前可用余量」，即组织剩余可邀请名额）；
• 名称（选填）：为链接命名以便识别，例如「7月新员工入职」；

3. 点击【创建链接】；
4. 点击【复制】后点击完成，即可粘贴链接后发送给目标成员。

图 2-3：创建邀请链接

邀请链接列表字段说明：

方式二：邮箱单人邀请

1. 在「邀请成员」弹窗中选择【邮箱单人邀请】卡片下的「选择此方式」；
2. 按向导完成三步操作：

• 步骤 1 · 填写信息：填写成员邮箱（必填）、姓、名（选填），点击【下一步】；
• 步骤 2 · 设置权限：为成员选择角色——超级管理员（拥有组织所有管理权限）、管理员（可管理团队成员和配置）或成员（普通团队成员，使用基础功能），并可设置其加入的团队，点击【下一步】；
• 步骤 3 · 确认邀请：核对邀请信息后，点击【发送邀请】。

图 2-4：邮箱单人邀请向导

2.3 处理坐席申请

「坐席申请」页签展示成员提交的坐席分配申请，列表字段包括：成员、所属团队、申请时间、备注、操作。

图 2-5：坐席申请列表

对每条申请，您可以：

• 点击【分配坐席】：立即为该成员分配坐席；
• 点击【拒绝】：驳回本次申请。

ℹ️ 说明： 通过后将立即为成员分配坐席；若当前没有可用坐席，会提示“暂无可分配的企业坐席”，申请会继续保持待处理状态。若当前可用坐席充足，成员状态将由「未分配坐席」变为「已分配坐席」，即可正常使用组织积分。

2.4 审批入组申请

「待审批申请」页签展示通过邀请链接提交的加入申请，列表字段包括：申请人、手机号、目标团队、邀请链接、备注、操作。

图 2-6：待审批申请列表

页面顶部的审核提醒会提示申请人的验证状态。请核对申请人信息后再操作：

• 点击【通过】：申请人加入组织（默认未分配坐席，需另行分配）；
• 点击【拒绝】：驳回本次申请。

2.5 管理邀请与链接

「待接受邀请」页签展示已通过邮箱发出、但尚未被接受的邀请。列表字段包括：邀请对象、席位、角色、邀请时间、备注、操作。

图 2-7：待接受邀请列表

💡 提示： 若成员长时间未接受邀请，可通过点击操作字段下的按键选择撤销邀请或重新发送邀请。

2.6 管理已有成员

在「成员」页签的成员列表中，您可以：

查看成员信息：列表展示用户（姓名与联系方式）、角色（超级管理员/管理员/成员）、状态（已分配坐席/未分配坐席）、存储用量、标签与备注。页面上方提供搜索框（按成员名称或联系方式搜索）与【批量选择】按钮。

编辑成员：点击成员行右侧的编辑图标，打开「编辑成员」弹窗，可以：

图 2-9：编辑成员弹窗

维护标签与备注：点击成员行中的标签/备注图标，可添加标签与备注，便于分类管理（如部门、批次）。

三、积分管理

积分管理用于查看组织的积分余额、订阅计划与资源包使用情况，并设置组织与成员的积分限额。点击左侧导航「团队」分组下的【积分管理】进入。

3.1 组织积分

页面默认展示「组织积分」页签，顶部的「积分概览」呈现三项核心指标：

图 3-1：组织积分概览

概览下方提供三个子页签：当前计划、历史计划、资源包明细。默认展示当前计划。

当前计划：以卡片形式展示当前生效的订阅计划，包括计划名称（如「企业标准版」）、生效状态与周期区间、每周期限额、周期类型（如月付）、总周期数与备注。

历史计划：以表格展示过往订阅计划记录，字段包括名称、周期类型、每周期限额、状态、生效日期、到期日期与备注。

图 3-2：历史计划列表

资源包明细：以表格展示各资源包的详细情况，支持按状态筛选（全部 / 生效中 / 已过期），字段包括：来源、初始容量、余额、冻结、生效日期、到期日期。

图 3-3：资源包明细表

ℹ️ 说明： 资源包按来源区分，常见类型包括订阅套餐积分（随订阅计划发放）、套餐升级积分（升级订阅时发放）与积分包（单独增购）。不同资源包的有效期不同，过期后余额失效，建议优先关注临近到期的资源包。

3.2 成员限额

切换到「成员限额」页签，可查看和控制积分的使用限额。

图 3-4：成员限额管理

组织限额：页面顶部卡片展示组织总限额及已使用量（含使用率），点击【编辑限额】可修改。在「设置组织限额」弹窗中填写新限额后点击【确认】生效。

成员限额列表：展示每位成员的成员、状态、已用积分、成员限额、使用率、标签与备注，支持按成员名称或联系方式搜索，以及批量选择。

设置单个成员的限额：组织限额与成员限额是分开管理的。如需调整某位成员的限额，请点击该成员行内的右侧的【✏️】按钮，在「设置成员限额」弹窗中填写新限额后点击【确认】。

四、组织设置

组织设置用于管理组织的基本信息。点击左侧导航「设置」分组下的【组织设置】进入。

4.1 基本信息

「基本信息」区域集中展示组织名称、组织邮箱与唯一标识：

图 4-1：组织基本信息

修改组织信息的步骤：

1. 点击对应字段右侧的【✏️】按钮（编辑名称或编辑组织邮箱）；
2. 输入新的内容；
3. 保存修改。

ℹ️ 说明： 组织 ID 由系统自动生成，用于唯一标识您的组织，不可修改；在联系客服或处理订阅事务时可能需要提供该 ID。

五、常见场景速查

以下为高频管理场景的端到端操作路径，方便快速上手：

场景一：新员工批量入职

创建邀请链接（成员管理 → 邀请成员 → 链接批量邀请）→ 分享链接 → 在「待审批申请」页签审批【通过】→ 在「坐席申请」页签或成员编辑弹窗中为新成员【分配坐席】→（可选）在积分管理中设置成员限额。

场景二：快速邀请单个成员

成员管理 → 邀请成员 → 邮箱单人邀请 → 填写邮箱 → 设置角色与团队 → 发送邀请 → 成员通过邮件直接加入 → 为其分配坐席。

场景三：成员离职处理

成员管理 → 成员页签 → 点击该成员行的编辑图标 → 在「危险区域」点击【移除此成员】→ 确认操作。移除后该成员失去对团队资源的访问权限。

场景四：积分用量监控与成本控制

积分管理 → 组织积分页签查看积分余额、冻结积分与有效资源包 → 切换到「资源包明细」关注临近到期的资源包 → 在「成员限额」页签设置组织限额与成员限额，控制消耗。

场景五：启用企业 SSO 登录

单点登录 → 配置 SSO → 选择提供商类型并填写连接名称与身份凭据 → 设置邮箱域名白名单 → 开启「启用 SSO」→ 创建连接。

六、常见问题（FAQ）

Q1：如何邀请成员加入组织？

A： 有两种方式：链接批量邀请（创建邀请链接，成员点击链接提交申请，管理员审批通过后加入，适合批量邀请）和邮箱单人邀请（向成员邮箱发送邀请，点击邮件链接直接加入，无需审批，适合快速邀请少量成员）。操作详见 2.2 节。

Q2：成员加入组织后为什么不能使用积分？

A： 成员加入组织后默认「未分配坐席」。未分配坐席的成员可以登录，但不能使用组织积分。管理员需在「坐席申请」页签处理其坐席申请，或在成员编辑弹窗中直接【分配坐席】。分配后状态变为「已分配坐席」，即可正常使用。

Q3：超级管理员、管理员和成员有什么区别？

A： 三级角色的权限范围为：超级管理员拥有组织所有管理权限；管理员可管理团队成员和配置；成员为普通团队成员，使用基础功能。邀请成员或编辑成员信息时可以调整角色，建议按最小必要原则授权。

Q4：如何查看组织的积分余额与订阅情况？

A： 点击左侧导航【积分管理】，「组织积分」页签可查看积分余额、冻结积分与有效资源包；下方「当前计划」展示生效中的订阅计划（周期、每周期限额等），「历史计划」与「资源包明细」提供历史记录与资源包详情。

Q5：如何控制成员的积分消耗？

A： 在【积分管理】的「成员限额」页签进行两级控制：点击【编辑限额】设置组织总限额（最低 2,000 积分）；点击成员行内的【编辑限额】设置单个成员的限额（最低 2,000 积分，且不能超过组织限额）。

Q6：邀请链接无法使用怎么办？

A： 请检查三种情况：链接是否已过期（查看「过期时间」列）、名额是否已用完（查看「已使用/总名额」）、链接是否被停用。链接过期或名额用尽后需重新创建；被停用的链接无法恢复，请创建新链接。

Q7：组织 ID 是什么？可以修改吗？

A： 组织 ID 是系统为每个组织生成的唯一标识符，用于系统内部识别，不可修改。您可以在【组织设置】页面点击【复制 ID】将其复制到剪贴板，在联系客服或处理订阅事务时使用。

Q8：如何配置单点登录（SSO）？支持哪些身份提供商？

A： 点击左侧导航【单点登录】→【配置 SSO】，选择提供商类型（通用 OAuth2 / OIDC（含 BUC）、Azure AD、钉钉、飞书、企业微信），填写连接名称与身份凭据，设置邮箱域名白名单并开启「启用 SSO」，点击【创建】即可。不同提供商所需凭据字段不同，请以弹窗实际展示为准。

Q9：误将成员移除后如何恢复？

A： 移除成员后，该成员失去对团队资源的访问权限。如需恢复，请重新通过邀请链接或邮箱邀请该成员加入组织，加入后需重新分配坐席。

Q10：成员的「存储用量」是什么？

A： 成员列表中的「存储用量」展示该成员已使用的存储空间及其个人额度（如 0 B / 20 GB），用于了解成员的存储占用情况。

附录

术语表